オンラインで会議を行う場合、
会議の記録を担当する書記には、
話したことを単純にメモする以上の役割が期待されます。

書記を行う上での基本的な考え方としては、
手元でメモをするのではなく、
全員にリアルタイムで共有可能な形で書記を行います。

そうすることで、議論の内容を可視化し、
スムーズな進行をサポートする役割を果たします。

またせっかくPCを使っているので、
一度書いてしまったら修正ができないものより、
即時に編集可能なツールを使う方がベターです。

スカイプのチャットは、ちょっとしたメモを取るのには便利ですが、
編集がほとんどできなかったり、
最後にちゃんとした議事録の形式にまとめるときに
整えるのに少し手間がかかってしまうのが難点です。

一番のオススメはオンラインドキュメント。
事前にアジェンダを書き出しておき、
議論の要点を記録しながらそれに沿って進めていけば
論点がぶれることもなく、ファシリテーション機能も果たします。

ToDoに落とし込めたところはマーカーで色を付け、
担当者と期限が明確になっているか、確認をします。

また連続した会議や毎週の定例会議の場合、
１つのファイルをつくって、常にそこに議事録を書き込んでいくようにすると、
新しい記録が上に、古い記録が下になっていき、
時系列で簡単に参照でき便利です。

手元でのメモとは違い、全員に見られながらの記録となるため、
常に緊張感を持って行うことができ、
要点を把握して整理してアウトプットするいいトレーニングにもなります。