Author Archives: 野澤 健 Takeshi Nozawa

エコネットワークスでのオンライン会議、
これまではSkypeを基本利用していたのですが、
最近他のツールも利用して実験・比較を行っています。

・Skype
・Google+のハングアウト
・Facebookビデオ
・iChat

ENWでは、シンプルで使いやすいものを
その時々の目的に合わせて使い分けるようにしています。

固定メンバーで行う会議であればいいのですが、
プロジェクトには様々な立場や地域の方が参加するため、
ツールを１つに絞らず、かといって煩雑にならない範囲で
組み合わせて使うことが重要です。

Facebookビデオはグループビデオができず、
iChatはマックユーザーのみのため、
今回はSkypeとGoogle+のハングアウトを比較してみます。

Skypeはシンプルです。初級者向け。
機能も限定されていますが、
使う側の習熟度にあまり左右されず、
安定して使うことができます。

Google+はSNSに慣れた人向け。
できることの可能性が大きい分、
使いこなすためには慣れが必要。

友達との「遊び」の会話ではなく
仕事の「会議」として使うためには、
ツールの機能、会議内容、参加者など
様々な観点から最適なものを見極めていく必要があります。

photo by maureen lunn

会議におけるファーシリテーションの重要性は
改めて語るまでもないですが、ことオンラインの会議を
スムーズに行う上にあたっては、その重要性は一層高まります。

進行にあたって、私たちが意識しているポイントをいくつかあげると、

●目的、アジェンダを明確に
前回の記事でも書きましたが、オンラインドキュメントに
アジェンダを書き出し、それを埋めながら進行をしていくと
ぶれが少なくスムーズに進みます。

● 「こそあど」言葉を使わない
お互い何を見ているかわからないため、
「これ・あれ」といった指示語は使わず、
できるだけ丁寧に主語を確認していくと混乱が起きません。

●タイムキープは時間を区切りながら
なかなか難しいですが、拡散する時間と収束・決定する時間を明確に区切り、
常に終了時間を意識しながら進行することをお勧めします。

●話の整理にはテキストに起こすのが一番
場が混乱してしまっているな。。。と思ったら、
少しだけ時間をもらってメモ帳やワードを開き、
これまでの話の要点を一気にテキストベースでまとめて共有するというのも手です。

文字に落とし可視化することで、今話すべきことがクリアになります。

スカイプのファシリテーション、顔が見えない違和感から
最初は慣れないかと思いますが、慣れてくると
普段の会議よりもむしろテキパキと進めることができるようになります。

オンラインで会議を行う場合、
会議の記録を担当する書記には、
話したことを単純にメモする以上の役割が期待されます。

書記を行う上での基本的な考え方としては、
手元でメモをするのではなく、
全員にリアルタイムで共有可能な形で書記を行います。

そうすることで、議論の内容を可視化し、
スムーズな進行をサポートする役割を果たします。

またせっかくPCを使っているので、
一度書いてしまったら修正ができないものより、
即時に編集可能なツールを使う方がベターです。

スカイプのチャットは、ちょっとしたメモを取るのには便利ですが、
編集がほとんどできなかったり、
最後にちゃんとした議事録の形式にまとめるときに
整えるのに少し手間がかかってしまうのが難点です。

一番のオススメはオンラインドキュメント。
事前にアジェンダを書き出しておき、
議論の要点を記録しながらそれに沿って進めていけば
論点がぶれることもなく、ファシリテーション機能も果たします。

ToDoに落とし込めたところはマーカーで色を付け、
担当者と期限が明確になっているか、確認をします。

また連続した会議や毎週の定例会議の場合、
１つのファイルをつくって、常にそこに議事録を書き込んでいくようにすると、
新しい記録が上に、古い記録が下になっていき、
時系列で簡単に参照でき便利です。

手元でのメモとは違い、全員に見られながらの記録となるため、
常に緊張感を持って行うことができ、
要点を把握して整理してアウトプットするいいトレーニングにもなります。

photo by francescomucio

打ち合わせの前に慌てて資料を人数分コピーして配って。。。
という手間はスカイプ会議には必要ありません。

誰か１人がまとめて資料を準備する場合には、
・メールで送る
・オンラインドキュメントで共有
・スカイプで画面共有（２人まで）
・デスクトップ共有ツールを使って共有（３人以上）
といった方法を使い分けて、資料を共有します。

問題なのが、それぞれが資料やアイデアを持ち寄るようなケース。

メールで共有することもできなくはないのですが、
複数人から送られてくるメールに添付されているファイルを
１つ１つ開くのは手間な上、
どれを参照しているかわからなくなったりと混乱しがち。

そんなとき、以下のような基本的な方針を定めておくと効率が良くなります。
・参照する資料はできるだけ１カ所にまとめる（例：Dropboxのフォルダ）
・複数の資料を行ったり来たりしない
・同時に開く資料は２つまで

テキストベースであれば、１つのオンラインドキュメントに
それぞれが事前に書き込んでおくようにすると、
前の人のインプットを見て次に書く人がひらめいたりすることもあるので、
オススメです。

photo by Marco Raaphorst

正直なところ、私は、スカイプ会議は集中力が続きません。笑

ついダラダラしたり。メールチェックをしてしまったり。
PCの前から離れてストレッチをしてみたり。。。

人に見られているプレッシャーがなく、
他の人の顔も見ることができないため、
スカイプ会議はいつまでも慣れないという人もいます。

そこで、ENWでは、スカイプ会議の時間は原則30分。
長くても45分としています。

それ以上になることは滅多にありません。
（たまにありますが。。。）

短く、集中して。
それが効率のいいスカイプ会議を行う上での鉄則です。

そのためには、参加者全員が時間を意識する必要がありますが、
一番重要なのは、進行役を明確にし、
その人がしっかりとタイムキープをしながら
判断を明確にしてテキパキと進めていくこと。

進行のポイントとしては、１つ１つ
決まったこと・決まっていないことを確認しながら進めていくこと。

他の人の顔が見えないため、
話を先に進めてよいかわからず、
つい混乱したりダラダラしてしまいます。